Redovisning och bokföring

Personalkostnader får endast bestå av faktiska lönekostnader inklusive andra kostnader som är direkt kopplade till lönerna, till exempel skatter och sociala avgifter inklusive pensioner (HB:s LKP).

• Lönekostnaden ska vara knuten till projektgenomförandet och bokförd på projektets projektkonto.

• Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning finns.

• Stödmottagaren får inte ha tagit emot stöd för lönekostnader från annat håll, t.ex. lönebidrag eller anställningsstöd. Sådana belopp ska i sådant fall dras av.

Personalkostnader får redovisas för personer som har någon av följande typ av anställning hos stödmottagaren:

Heltidsanställning

Den anställde arbetar all sin tid i projektet och personens totala lönekostnad är därför stödberättigande. Ingen tidredovisning behövs utan man utgår från periodens lönespecifikation. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad. Arbetsgivaren ska utfärda ett dokument där det framgår hur stor del av arbetstiden som den anställde ska arbeta i projektet om detta inte framgår av anställningsavtalet. Personen konteras 100 % på projektet.

Deltidsanställning

Lönekostnaden beräknas som en fast procentsats av den anställdes faktiska löneutgift per månad. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad. Någon skyldighet att tidrapportera finns inte. Arbetsgivaren ska utfärda ett dokument där det framgår hur stor del av arbetstiden som den anställde ska arbeta i projektet om detta inte framgår av anställningsavtalet. Personen konteras motsvarande procent på projektet.

Deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet beräknas den stödberättigade lönekostnaden enligt följande modell:

• Årslönen inkl. sociala avgifter och semestertillägg (LKP)/1720 timmar.

• Varje anställd måste tidsredovisa sin arbetstid dag för dag.

• All arbetstid ska tidsredovisas. Tidredovisningen ska täcka 100 % av den anställds arbetstid.

• Bifoga anställningsavtal och eller lönespecifikation för verifiering av timkostnaden.

Internt på HB beräknas och bokförs lönekostnaden enligt ordinarie principer, d.v.s.:

Månadslön * 12 * 1+LKP / årsarbetstid (1700, 1732 eller 1756)

Kostnaden omförs manuellt till projektet löpande varje månad (månadsvis). Tänk på att det i bokföringen bör framgå vem kostnaden avser, och antalet timmar för respektive månad. Omföringsunderlagen bör ha en kolumn för varje månad som visar hur stor den stödberättigade kostnaden är samt LKP på detta belopp.

Timanställning

Personal som arbetar varierande timmar ska tidsredovisa. Utöver tidsredovisning ska även lönespecifikation finnas tillgängligt för att styrka utbetald timkostnad och antalet timmar. Obs: antalet arvoderade timmar måste vara faktiska klocktimmar. Arvodesblanketten fylls i månadsvis och på denna ska framgå projektets namn, antalet arbetade klocktimmar, beskrivning av arbetsuppgifter, d.v.s. visa vilka aktiviteter den anställde arbetat med. Arvodet konteras direkt på projektet.

Rapportering

Vid redovisning av deltidsanställda med ett varierande antal arbetstimmar per månad rapporteras alltid den lägsta kostnaden för respektive person och månad av den bokförda kostnaden och den stödberättigade kostnaden. Vi kan aldrig rekvirera högre kostnader än vad som bokförts på projektet och som programmet tillåter.

Tidrapporter

Aktuella time sheets finns på respektive programs hemsida. Kontrollera dock alltid med Lead partner om projektet ska använda en egen anpassad mall som följer programmets riktlinjer. Time sheets med en flik för sammanställning av stödberättigade kostnader per månad rekommenderas.

Ekonomichefsbeslut GEA92
Handläggare: Marie Wilhelmsson
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2015-11-19