Tillämpning av anvisning

Anvisning GEA16 reviderad 2020-12-15 och senare gäller nya projekt med samfinansiering som öppnas i Agresso from 1 januari 2021. Befintliga projekt öppnade före 1 januari 2021 tillämpar GEA16 reviderad 2018-08-27. De delar som skiljer sig från revidering gjord 2020-12-15 och senare som ska tillämpas för projekt öppnade i Agresso före 2020-12-31 framgår i kursiv text inom parentes nedan.

Samfinansiering enligt finansiärens villkor

Om det i finansiärens utlysning/kontrakt framgår att den sökande organisationen själv måste stå för en viss andel av den totala ansökta budgetens kostnader eller att finansiären endast finansierar en viss andel av sökt budget men inte ställer krav på hur och av vem resterande budget finansieras finns krav om samfinansiering.

Samfinansiering kan vara av olika slag:

1. Kontant – om samfinansieringen sker genom att kontanta medel i form av anslag, återföring av överskott i påslagssnurran eller bidrag (utan förpliktelser till andra avtal och kontrakt) tillförs projektet är den att betrakta som kontant. Det är också att betrakta som kontant samfinansiering när kostnader betalats av bidragsmottagaren även om samfinansieringen inte tillförts projektets redovisning i form av kontanta intäkter vid rapporteringstillfället enligt de flesta finansiärer.
2. In Kind – om finansiären tillåter en egeninsats i form av t ex arbetad tid eller resurser såsom lokaler och teknisk utrustning, och som kan räknas om till ett värde men inte redovisas ekonomiskt i projektet. In Kind benämns också som direktfinansiering av vissa vanliga finansiärer.
3. Motfinansiering – om det i finansiärens utlysning framgår att finansiären endast finansierar en viss andel av sökt budget men inte ställer krav på hur och av vem resterande budget finansieras kan den sökande organisationen önska att samfinansiera projektet med annat externt bidrag och tillhörande kostnader, d.v.s. med ett annat projekt, genom att erhålla ett medfinansieringsintyg för det befintliga projektet från finansiären. Då det avser faktiska kostnader som betalas av den sökande organisationen utgör detta en kontant samfinansiering men behöver hanteras annorlunda då kostnaderna finansieras av en annan finansiär och styrs av andra avtal och villkor.

Samfinansiering i form av kontanta medel eller in kind är de alternativ som bör tillämpas i första hand, och motfinansiering i form av andra befintliga projekt bör endast användas i undantagsfall.

Kontant samfinansiering ska tillföras projektet kvartalsvis innan periodisering sker. Anslag eller överskott från påslagssnurran motsvarande kvartalets samfinansiering baserat på kvartalets kostnader och projektets interna finansieringsgrad bokförs på projektet. På så sätt tillämpas matchningsprincipen mellan intäkter och kostnader för kvartalet. Om ett projekt avslutas före ett kvartalsbokslut ska samfinansiering tillföras projektet enligt samma princip innan projektavslut så att ett korrekt resultat redovisas. (Rev 2018-08-27: Anslag ska tillföras projektet vid projektstart, d v s anslag motsvarande hela projekttidens samfinansiering bokförs på projektet redan vid start för att reservera beloppet då man inte kan veta något om de ekonomiska förutsättningarna för kommande år.)

Om det övervägs att använda ett redan befintligt projekt som motfinansiering till ett nytt bör detta ingående utredas tillsammans med en erfaren ekonom. Aspekter som särskilt behöver utredas närmare och utvärderas avseende risker, komplexitet och möjlighet är:

• finansiärernas skillnader i villkor
• stödberättigade kostnader
• projektbudget och dess finansiering
• projektperiod
• rapporteringsperioder

Den grundläggande principen vid HB är att befintliga projekt ska kunna fortsätta att hanteras på befintligt sätt, d.v.s. ska kunna ligga kvar i sin helhet på det projektnummer (akt./proj.) som det lagts upp på, och inte brytas isär för att lägga delar av det på nytt projektnummer. Om projektperioden är slut tidigare än det nya projektet måste konsekvenserna av detta identifieras och dokumenteras då detta medför att motfinansiering endast finns för del av det nya projektets löptid vilket i sin tur kan medföra olika konsekvenser för budgeten och upparbetade kostnader. Rekommendationen är därför att projekt som ska utgöra motfinansiering i andra projekt ska ha samma budget och projektperiod.

Samfinansiering vid ej full kostnadstäckning

Om finansiären inte tillåter det påslag för indirekta kostnader som den berörda verksamheten har, eller tillämpar fasta schabloner för t.ex. LKP, lokaler och administration, måste verksamheten samfinansiera mellanskillnaden som krävs för att uppnå full kostnadstäckning. Även när ett projekts planerade kostnader inte täcks av det erhållna bidraget krävs samfinansiering för att erhålla full kostnadstäckning.

Samfinansiering för full kostnadstäckning är alltid kontant i form av interna anslag eller överskott från påslagssnurran som tillförs projektet. Samfinansiering ska tillföras projektet kvartalsvis i samband med att periodisering sker. Anslag eller överskott från påslagssnurran motsvarande kvartalets samfinansiering baserat på kvartalets kostnader och projektets interna finansieringsgrad bokförs på projektet. På så sätt tillämpas matchningsprincipen mellan intäkter och kostnader för kvartalet. (Rev 2018-08-27: Anslag ska tillföras projektet vid projektstart, d v s anslag motsvarande hela projekttidens samfinansiering bokförs på projektet redan vid start för att reservera beloppet då man inte kan veta något om de ekonomiska förutsättningarna för kommande år.)

Principen om parallell förbrukning

I projekt med samfinansiering tillämpas principen parallell förbrukning, vilket innebär att all finansiering förbrukas i samma takt oavsett finansiär eller finansieringskälla. Samtliga kostnader exkl. eventuellt återfört överskott från påslagssnurran anses därför till olika stor andel finansieras av samtliga finansiärer.

I projekt som är samfinansierade av HB måste en fördelning av förbrukning av medel fastställas i samband med projektupplägg i den ekonomiska projektbeskrivningen. Fördelningen ligger till grund för hur stor andel av projektets kostnader exkl. eventuellt återfört överskott från påslagssnurran som ”tillhör” de olika finansieringskällorna. Detta påverkar hur mycket som varje kvartal ska tillföras som kontant samfinansiering, om medel ska periodiseras eller utgöra myndighetskapital. Fördelningen mellan de olika finansieringskällorna kallas för ”finansieringsgrad” och den del som avser HB ”intern finansieringsgrad”.

Fördelningen grundar sig på beslutade externa medel (exklusive medel som transfereras eller vidareförmedlas till annan projektpartner) och budgeterade interna anslagsmedel och återföring av överskott från påslagssnurran för hela projektperioden. Fördelningen kan förändras under projektets löptid om förutsättningarna förändras, t ex genom att det tillkommer finansiering som inte var känd vid projektstart eller större förändringar i kostnadsmassan. Om fördelningen förändras under projektperioden tillämpas den nya fördelningen från och med det kvartal som nästa periodisering omfattar, och inte retroaktivt från projektets start. (Rev 2018-08-27: Om fördelningen förändras under projektperioden slår den nya fördelningen retroaktivt på projektet. Observera att den retroaktiva fördelningen påverkar periodisering och årets resultat, inte föregående års påslag etc.) Uppgifter om finansieringsgrad ska finnas på den ekonomiska projektbeskrivningen (uppläggningsblanketten) som löpande uppdateras när förändring sker.

Externa medel periodiseras. Samfinansiering i form av anslag och överskott från påslagssnurran utgör ej grund för periodisering utan påverkar myndighetskapitalet.

Exempel

Projekt med samfinansiering som tillförs kvartalsvis (rev 2022-07-01)

Budgeterade kostnader: 7 000 tkr
Beviljat bidrag: 4 200 tkr
Samfinansiering budgeterat vid projektupplägg: 2 800 tkr
Finansieringsgrad: extern 60%, intern 40%

Under projektet uppstår oförutsedda kostnader. Projektledaren bedömer att projektets totala kostnader håller sig inom budget. Projektets kostnader utfaller 500 tkr över vad som budgeterats. Samfinansieringen för del av denna avvikelse tillförs under projektet, genom att de ökade kostnaderna ger en högre intern finansiering. Dock har inte finansieringsgraden förändrats då de totala kostnaderna och intäkterna bedömts förbli som budgeterat.

Projektet avslutas med ett underskott om 300 tkr som hänför sig till den del av kostnadsökningen som ej samfinansieras pga ej korrekt finansieringsgrad.

Projekt med samfinansiering som tillförs vid projektstart (rev 2018-08-27)

Budgeterade kostnader: 2 000 tkr
Beviljat bidrag: 1 200 tkr
Samfinansiering (anslag) budgeterat vid projektupplägg: 800 tkr
Finansieringsgrad: extern 60%, intern 40%

Under projektets andra år utfaller kostnaderna 100 tkr högre än beräknat. Projektet avslutas med ett underskott om 100 tkr.

År 1:

År 2:

Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2008-05-29
Reviderad: 2009-01-08, 2015-08-28, 2018-08-27, 2020-12-15, 2022-07-01