Information till leverantörer

Från den 1 april 2019 är det lagkrav på att alla inköp i offentlig sektor ska
faktureras med elektroniska fakturor. Observera att PDF inte räknas som en
elektronisk faktura.

PEPPOL

Högskolan i Borås vill att ni skickar elektroniska fakturor via nätverket
PEPPOL. Mer information om PEPPOL hittar ni hos Myndigheten för
digital förvaltning.

Högskolan i Borås PEPPOL-id: 0007:2021003138

Referens

Ange alltid referens på fakturorna, 2-4 bokstäver.

Konteringsfält i Proceedo

Konto

Beskriver vad det är för typ av kostnad, inte vem som ska betala. T.ex. 5511 tågbiljetter eller 5752 mobiltelefon. Här är det viktigt att tänka på om leverantören är statlig eller privat, eftersom man ska använda olika konton för inom- respektive utomstatliga köp. Statliga bolag räknas som utomstatliga. Det är bara statliga myndigheter som räknas som inomstatliga.

Orgenhet

Den organisatoriska del av verksamheten som ska stå för kostnaden. T.ex. 2900 enheten för polisutbildning, 6400 Avdelningen Ekonomi.

Akt./Proj.

Det kostnadsställe som ska stå för kostnaden. Är en underindelning av org.enhet. T.ex. 135013 uppstart polisutbildning, 101371 systemkostnader.

Vgren

Fylls i automatiskt.

Syfte/Bokföringstext

Beskrivning av den köpta varan/tjänster. T.ex. inköp av maskin XXX till labb XXX avskrivning 10 år.

Hantering av leverantörsfakturor

Nedan beskrivs högskolans fakturaflöde och vad man bör tänka på vid inköp/beställning.

De tre viktigaste sakerna att tänka på:

• Din referens/signatur, bestående av 2-4 tecken, ska finnas på fakturan, ingen annan information ska anges i fältet för referens
• Det ska vara rätt faktureringsadress, fakturan måste vara ställd till HB
• Attestera dina fakturor i tid

Det är viktigt att alla fakturor attesteras och betalas i tid. Högskolan vill ha ett gott rykte som en god kund som sköter sina betalningar. Försenade betalningar leder ofta till att leverantören skickar påminnelser som måste hanteras. Påminnelser är ofta förenade med en förseningsavgift. Uteblivna betalningar kan leda till inkasso.

Fakturaflödet och attest av fakturor

Leverantörsfakturor hanteras i ett elektroniskt flöde i Proceedo. Pappersfakturor skickas av Avdelningen Ekonomi vidare till skanning. Varje dag importeras dessa skannade fakturor och e-fakturor (format Svefaktura) in i Proceedo. Fakturan styrs sedan till den person vars referens (signatur) står på fakturan.

Personen får ett mejl om att den har en faktura att granska. Granskaren kontrollerar och godkänner att fakturans uppgifter är korrekta. Om fakturan inte hanteras får man påminnelsemejl om att man har en faktura att attestera.

När en person har granskat och godkänt en faktura skickas den iväg i flödet till attestanten. Denna attestant får också ett mejl om att den har en faktura att attestera. Det går även ut påminnelsemejl till attestanten om den inte tar hand om fakturan.

Attestanten kontrollerar att totalbelopp, förfallodag och leverantör stämmer överens med fakturans uppgifter och att kostnaden är inom ramen för högskolans verksamhet.

Samma person kan inte både granska och attestera en faktura. Minst två personer måste alltså vara inblandade i en ekonomisk transaktion. Efter attest är fakturan klar för bokföring och betalning.

De som attesterar många fakturor bör ha som rutin att attestera fakturor minst två gånger per vecka.

Att tänka på vid inköp/beställning

Fakturaformat

I första hand önskar högskolan att leverantörer ställer ut e-fakturor i Peppol-format. Eventuella bilagor till faktura ska levereras elektroniskt med fakturan.

För information kring formatet av e-faktura: www.sfti.se

Vid frågor kontakta oss via ekonomi@hb.se.

Faktureringsadress

Högskolan i Borås fakturaadress är:
Högskolan i Borås
501 90 Borås

Det är viktigt att Högskolan i Borås står överst i adressfältet, inte beställarens namn. Om beställarens namn står överst betraktas fakturan som ställd till den individen personligen och då kan inte högskolan betala fakturan.

Beställning

Innan beställning kontrollera högskolans gällande avtal. Vid frågor om upphandling kontakta högskolans upphandlare.

Leveransadress

Leveransadress för gods och paket:
Högskolan i Borås
Järnvägsgatan 10
503 32 Borås

Leveransadress för gods och paket till Textilhögskolan:
Högskolan i Borås
Textilhögskolan
Skaraborgsvägen 3D
506 30 Borås

Referens/signatur

De som beställer en vara eller tjänst ska alltid lämna sin referenskod (signatur) till leverantören.

• Koden ska anges i fältet "Er referens" eller motsvarande på fakturan, ingen annan  information ska anges i det fältet.
• Referenskoden består av 2-4 tecken.
• Om det saknas referenskod på fakturan ska leverantören påminnas om att referenskod ska anges på fakturor ställda till högskolan.

Information som leverantören kan efterfråga

Organisationsnummer: 202100-3138
Momsregistreringsnummer/VAT-no: SE202100313801
PEPPOL-ID: 0007:2021003138

Information som ska finnas på fakturan

För att den elektroniska fakturahanteringen ska fungera effektivt ska följande information finnas med på fakturan:

• Korrekt faktureringsadress
• Referenskod (signatur), 2-4 bokstäver.
• Leverantörens fullständiga namn och adress samt organisationsnummer/momsregistreringsnummer/VAT
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum och betalningsvillkor
• Valutakod (om annan än SEK)
• Totalt fakturabelopp
• Varans/tjänstens benämning och pris

 För svenska leverantörer ska fakturan även innehålla uppgifter om:

• Totalt momsbelopp samt momssats
• Plusgiro, bankgiro och/eller bankkontonummer
• Uppgift om F-skattsedel

 För utländska leverantörer ska fakturan även innehålla uppgifter om:

• Bankkontonummer/IBAN och BIC (swift-kod) samt eventuell clearingnummer

Ofullständiga fakturor

Om fakturan är ofullständig eller felaktig d.v.s. inte innehåller ovanstående information kan den komma att returneras för komplettering. 

30 dagars betalningsvillkor

Högskolan i Borås tillämpar de betalningsvillkor som gäller generellt inom staten d.v.s. 30 dagars kredittid från ankomstdatum. Skulle en faktura bli betald tidigare än 30 dagar innebär det inte att Högskolan i Borås accepterar kortare tid.