1.

Beslutsförslag utformas enligt högskolans mall för beslutsförslag eller brev (om informationsärende) efter färdig beredning: Wordmallar

Besluts- eller informations handlingen och eventuella bilagor ska skrivas ut enkelsidigt (krav från Riksarkivet).

Utöver detta har handläggaren att se till att registraturet har handlingarna i elektronisk form (wordfil omvandlat i pdf-format). Genom detta kommer det att finnas möjlighet att kopiera text direkt från dokument som finns inlagda i FINN/W3D3.

Beslutsförslaget/informationshandlingen skickas med e-post och i pappersformat (underskrivet av föredragande) till mötets sekreterare inom den tid som är angiven för det aktuella mötet (ca 1-2 veckor innan nämndmötet). Exakta tidsramar finns angivna på respektive nämnds hemsida FoU-nämnden, KFU 

För att underlätta hanteringen av den elektroniska handlingen var noga med att ange samma filnamn i början på alla handlingar i samma ärende, t.ex: SOB, SOBbilaga1, SOBbilaga2 etc.

3.

Föredragande ska vara tillgänglig under mötesdagen för att muntligt föredra ärendet för nämnden. Ungefärliga tidsangivelser kan fås av mötets sekreterare. Man ska dock vara förberedd på att få vänta.

4.

När nämnden har fattat beslut/tagit del av informationen dokumenteras detta i ett protokoll av mötets sekreterare. Sekreteraren skickar utdrag ur justerat protokoll till handläggaren avseende dennes ärende. 

5.

I det fall nämnden fattat beslut om t.ex. en ordning eller andra mer omfattande dokument ansvarar föredragande för att tillse att det skapas en handling som tydligt visar beslutet. Detta kan lämpligen göras genom att det beslutsförslag som bilagts till beslutsförslaget skrivs om så att det framgår att det visar ett beslut som fattats av nämnden samt vid vilket datum. I det fall beslutet tydligt kan dokumenteras i protokollet behöver föredragande inte skapa ett separat dokument (t.ex. nämnden beslutar att utse xx som ledamot i yy).

Dokumenten ska lämnas till registraturet så fort som möjligt efter att protokollet har blivit justerat. Tillsammans med dokumenten ska till registraturet även lämnas en expeditionslista där det anges till vilka som dokumentet ska expedieras. Ange också för registraturet om ärendet ska stängas i och med att handlingen lämnas in. Lämna inte häftade handlingar till registraturet utan använd istället gem eller plastfickor.

6.

I det fall det är ett informationsärende behöver föredragande inte vidta några mer åtgärder med anledning av ärendet om inte nämnden inte speciellt anger att så ska ske.

7.

Mötets sekreterare lämnar protokoll, protokollsutdrag och de handlingar som behandlats på nämndens möte till registraturet.

8.

I det fall nämndens beslut är ett led i beredning av beslut som ska fattas av styrelsen eller rektor ansvarar handläggaren för att beslutsförslaget till styrelsen eller rektor kompletteras med information om nämndens beslut.