1. 

Förslag till ärende att behandla ska anmälas inför styrelsemöte. Anmälan görs till rektorsstab@hb.se inom de tider som är angivna nedan under punkt 3.

Av anmälan ska framgå följande:

• Ärendenamn
• Föredragande

2.

Beslutsförslag/informationshandlingen utformas enligt högskolans Wordmall för beslutsförslag: Wordmallar

Handläggaren har att se till att registraturet har handlingarna i elektronisk form (wordfil omvandlat till pdf-format). Genom detta kommer det att finnas möjlighet att kopiera text direkt från dokument som finns inlagda i Finn/W3D3. 

3.

Beslutsförslaget/informationshandlingen skickas till rektorsstab@hb.se inom de tider som är angivna för det aktuella mötet. För tider gällande styrelsemöten, se Tider för styrelsen 2024.

För att möjliggöra att berörda instanser ges möjlighet att ta del av handlingarna är det  mycket viktigt att handläggaren säkerställer att de beslutade inlämningstiderna följs. Om inte inlämningstiderna följs kommer ärendet inte att behandlas på det aktuella styrelsemötet. Observera att eventuell facklig förhandling enligt MBL och/eller samråd med Studentkår måste vara avklarat i god tid innan första inlämningstillfället.

För att underlätta hanteringen av den elektroniska handlingen, var noga med att ange samma filnamn i början på alla handlingar i samma ärende, t.ex: SOB, SOBbilaga1, SOBbilaga2 etc.

4.

Högskolans ledning går i genom alla handlingar och återkopplar vid behov till handläggaren innan det slutliga beslutsförslaget utformas av handläggaren.

5.

Handläggaren skickar det slutliga beslutsförslaget/informationshandlingen med e-post till rektorsstab@hb.se inom den tid som är angiven för det aktuella mötet. Det slutliga beslutsförslaget/informationshandlingen ska även skickas i pappersformat till mötets sekreterare samtidigt som e-postmeddelandet. Denna ska vara underskriven av föredragande/informationsansvarig.

6.

Föredragande/informationsansvarig ska vara tillgänglig under mötesdagen för att muntligt föredra ärendet för styrelsen. Ungefärliga tidsangivelser ges av mötets sekreterare. Man måste dock vara beredd på att få vänta.

7.

När styrelsen har fattat beslut/tagit del av informationen dokumenteras detta i ett protokoll av mötets sekreterare. Mötets sekreterare skickar sedan protokollsutdrag till föredragande när protokollet har blivit justerat.

8.

I det fall styrelsen fattat beslut om styrdokument ansvarar föredragande för att tillse att det skapas en separat handling som tydligt visar beslutet. Detta kan lämpligen göras genom att det beslutsförslag som bilagts till beslutsförslaget skrivs om så att det framgår att det visar ett beslut som fattats av styrelsen samt vid vilket datum. Detta ska lämnas till mötets sekreterare. Tillsammans med dokumentet ska även lämnas en expeditionslista, där det framgår till vilka dokumentet ska expedieras. Lämna inte häftade handlingar utan använd istället gem eller plastfickor.

I det fall beslutet tydligt kan dokumenteras i protokollet behöver föredragande inte skapa ett separat dokument. Handläggaren ansvarar dock för att senast i samband med inlämning av slutgiltig handling meddela mötets sekreterare till vilka beslutet ska expedieras.

9.

Mötets sekreterare lämnar protokoll, protokollsutdrag och de handlingar som styrelsen behandlat på sammanträdet till registraturet.