Digitala event

Det är viktigt att du bokar en sal som passar utifrån dina behov. Ska du sända hela eller delar av ditt event? Är du i behov av en studio?  Du hittar mer information om högskolans gemensamma lokaler, samt vilken utrustning lokalerna har, på webbsidan lokalöversikt.

Bokning av lokaler (ej studios) kan göras:

• på egen hand i KronoX (lokaler upp till 64 platser)
• genom att mejla kronox@hb.se (lokaler med 65 plaster eller fler)
• via eventkoordinator i de fall där hen är behjälplig med andra behov kopplade till det specifika eventet

Högskolans studios används primärt för utbildningsproduktion, men kan i vissa fall även nyttjas för digitala event. Du bokar genom att mejla ditt ärende till edutech@hb.se.

Högskolans medieproducenter har inte möjlighet att hjälpa till med digitala sändningar, anordna webinar eller liknande digitala event. Däremot kan de hjälpa dig att anlita vår externa leverantör för mediaproduktion. Kostnad för mediaproduktion kommer att faktureras, och därför är det viktigt att eventet har avsatta medel för detta om behovet finns. 

Exempel på tjänster inom mediaproduktion:

• Inspelning av event
• Textning av inspelat material
• Rörligt bildmaterial, till exempel en introfilm till eventet
• Grafik under sändning

En förfrågan avseende mediaproduktion skickas skickas in via ett beställningsformulär. Tänk på att göra din förfrågan i god tid. 

Beställningsformulär för film- och medieproduktion.

Om du ska genomföra ett digitalt event i Zoom kan du välja mellan alternativen Zoom Meeting och Zoom Webinar. Beroende på syfte och innehåll kan det ena vara mer fördelaktigt än det andra.

Zoom Meeting

Alla anställda har möjlighet att skapa ett Zoom Meeting för upp till 500 deltagare (large meeting). I ett Zoom Meeting ser och hör alla deltagare varandra. Här finns också möjlighet att skapa så kallade "breakout rooms" om du vill att deltagarna ska diskutera eller arbeta i grupper.

Zoom Webinar

I ett webinar kan deltagarna själva inte sätta på ljud och kamera, men däremot kommunicera i chatt eller Q&A. De kan heller inte se övriga deltagare. Alla anställda kan skapa ett webbinar för upp till 500 deltagare. Önskas fler deltagare krävs licens. Ett webbinar kan ha max 1000 deltagare med de licenser vi har idag. För mer information, kontakta campusservice@hb.se.

När är Zoom Webinar att föredra?

Är mötet mer av en föreläsning eller ett panelsamtal som ska spelas in? Då är detta alternativ att föredra, både utifrån säkerhetsaspekter och GDPR. Men Zoom Webinar har även andra fördelar. Under inställningarna finns alternativet "Practice session" som innebär att du kan välja när webbinariet ska öppna för deltagarna. Q&A-funktionen gör att du som medverkande får en tydligare bild av vilka frågor som kommit in samt vilka som besvarats. Zoom Webinar saknar dock för närvarande funktionen "breakout rooms".

Tänk på att det är viktigt att det finns en utsedd moderator för eventet. Med det menas en person som administrerar chatten samt tydligt läser upp alla frågor som inkommer så att alla deltagare hör.

Det är viktigt att all teknik fungerar under dagen. För att boka uppstartshjälp i lokalen kontakta Campus och hållbarhet via campusservice@hb.se.

Inloggning till datorn och till trådlöst nätverk skapar du själv.
Mer information nätåtkomst.

Ladda ner vår checklista i pdf-format, full med praktiska tips för dig som ska arrangera ett digitalt event. 

Checklistan med praktiska tips.