Fysiska event

Dukar finns att låna i förrådet på C4 (C454). Dukar som har använts ska lämnas in i receptionen för kemtvätt efter avslutat event. Meddela eventkoordinator om du lånar dukar.

Möbler såsom bord, ståbord, stolar, klädhängare och ev. extra återvinningsfraktioner beställer du genom Campus och hållbarhet. Ska du bjuda på mat och/eller fika? Glöm då inte att boka möbler och mingelytor även för detta.

I receptionen kan du boka högskolans roll-ups och konstgjorda blommor (orkidé i kruka). Vill du ha riktiga blommor i salen kan du själv ordna detta via blomsteraffär. Tänk dock på ev. allergiker!

Du mejlar din beställning till campusservice@hb.se.

Det är viktigt att du bokar en sal som passar utifrån dina behov. Du hittar mer information om högskolans gemensamma lokaler samt vilken utrustning lokalerna har på webbsidan lokalöversikt.

Bokning av lokaler kan göras:

• på egen hand i KronoX (lokaler upp till 65 platser)
• genom att mejla kronox@hb.se (lokaler med 65 plaster eller fler)
•  via eventkoordinator i de fall där hen är behjälplig med andra behov kopplade till det specifika eventet

Det är viktigt att all teknik fungerar under dagen. För att boka uppstartshjälp i lokalen kontakta Campus och hållbarhet via campusservice@hb.se.

Inloggning till datorn eller till trådlöst nätverk skapar du själv.
Mer information om nätåtkomst för gäster.

Om du vill möjliggöra för deltagare, som av olika anledningar inte kan eller vill vara på plats, att medverka digitalt kan detta ske genom livesändning via Zoom. Deltagarna finns alltså på två olika platser, dock utan att kunna interagera med varandra. Om du däremot vill att deltagarna ska kunna interagera med varandra, till exempel chatta eller arbeta i grupper, kallas det för ett hybridevnet. 

Viktigt att ha med i planerningen är att högskolans medieproducenter inte har möjlighet att hjälpa till med digitala sändningar. Däremot kan de hjälpa dig att anlita vår externa leverantör för mediaproduktion. Kostnad för mediaproduktion kommer att faktureras, och därför är det viktigt att eventet har avsatta medel för detta om behovet finns.

En förfrågan avseende mediaproduktion skickas in via ett beställningsformulär. Tänk på att göra din förfrågan i god tid. 

Beställningsformulär för film- och medieproduktion.

Mer information om hybridevent.

Om du ska bjuda på mat eller fika i högskolans lokaler väljer du själv vilken leverantör du vill kontakta. Ska du vara i någon av byggnaderna Balder eller Sandgärdet är det enklast att kontakta restaurang Balder. De kan ordna med mat och fika i restauranglokalerna samt mingelfika i högskolans lokaler. Ska du vara i Textile Fashion Centers lokaler är det mest lämpligt att du använder dig av The Company. Båda kan även ordna med serveringspersonal och finare vita dukar (ange detta vid bokning).

Kontaktuppgifter:

Restaurang Balder
033-435 41 92
kontakt@restaurangbalder.se

The Company
033-12 52 50
booking@thecompany.se

Du måste skicka med en rekvisition vid beställning av mat eller fika. Blanketten hittar du i blankettarkivet.

Det kan vara en god idé att beställa extra städning i lokalen inför och/eller efter ditt event. Glöm inte att även se över närliggande lokaler som toaletter. Beställ extra städning genom att mejla campusservice@hb.se.

mer information finns på webbsidan om högskolans lokalvård. 

Högskolan har ett utbud av profil- och presentartiklar, flera med design av högskolans studenter. Samtliga artiklar finns att beställa i högskolans reception. Se hela listan över profil- och presentartiklar.

Som anställd vid Högskolan i Borås får du ta emot gåvor, dock finns det bestämmelser kring detta. Mer information finns i högskolans representationsregler. 

Gäller det ett större event tar du hjälp av vår upphandlade leverantör inom konferens- och eventstöd. De är behjälpliga med hotellbokningar, resebokningar, bokning av transporter etc.
Mer information om konferens- och eventstöd.

Högskolans eventkoordinatorer kan vara behjälpliga med att boka resa och boende för ett mindre antal deltagare. Mejla din förfrågan till event@hb.se.

Som statlig myndighet finns det lagkrav att arkivera och bevara handlingar, dels för att lämna ut vid intresse men även för att genom dokumentationen spegla och beskriva vår verksamhet. Det är bra att arkivera så mycket dokumentation som möjligt från ett event du anordnar.

Delar som kan arkiveras:

• Trycksaker för eventet (inbjudan, affisch, program och andra trycksaker som kan vara för intresse
• Avtal, upphandling och offertförfrågan ska registreras
• Bilder och filmer från eventet med beskrivande text (namn, datum mm.)

Vid eventuella frågor kontakta högskolans arkivarie Åsa Enmyren, eller läs om rutiner för arkivering vid högskolan.