GDPR för event
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Dataskyddsförordning, GDPR, ställer höga krav på tydlig information, dokumentation och hantering av personuppgifter. Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen) ställer höga krav på digital tillgänglighet. Vid alla event är det viktigt att säkerställa att detta följs. Det handlar om att vara tydlig från början med vad vi ska samla in, vad personuppgifterna ska användas för, ge bra information till den registrerade, och ha bra rutiner för gallring och radering (både formella och praktiska).
Om du har frågor kring hantering av personuppgifter och behöver råd och stöd i GDPR-frågor, vänligen kontakta dataskydd@hb.se.
För medverkande föreläsare, key notes etc.
Informera om vad som gäller för eventet i ett tidigt skede, vad för typ av aktivitet, om det spelas in, var det kommer att visas och hur länge. Vid ekonomisk ersättning regleras förutsättningarna i avtalet. Se till att det står i avtalet vad för typ av aktivitet, om det spelas in, var det kommer att visas och hur länge.
För deltagare
Informera i inbjudan varför just denna inbjudan skickas ut till personen. Exempel: Du får denna inbjudan då du tidigare anmält dig till en konferens och önskade information om liknande aktiviteter.
Informera i inbjudan, bekräftelser, påminnelser om hur deltagarnas personuppgifter hanteras. Ett aktivt val krävs av den som anmäler sig, dvs. att den godkänner behandling av personuppgifter.
Informera på plats om eventet spelas in, filmas och/eller fotas. Använd affischer med information (A3:or) på fysiska event. Även moderator ska muntligen informera om detta och hur deltagare kan undvika att synas. Detta gäller både för fysiska och digitala event.
Det finns en hel del att tänka på kring fotografering och filmning vid event. Läs mer om vad som är viktigt att ta hänsyn till gällande foto och film.
Informationshantering
Mer information och stöd om dataskyddsförordningen och de grundläggande principer och regler som gäller för alla medarbetare hittar du på sidorna om informationshantering.