Tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen samt dataskyddsförordningen är de lagstiftningar som främst styr arkivering, gallring och diarieföring på högskolan.

Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar och reglerar bland annat offentlighetsprincipen d.v.s. allmänhetens rätt till insyn i myndigheters arbete och tillgång till dess allmänna handlingar.

Handlingar är allt som innehåller information, t.ex. inspelningar, bilder, dokument eller elektroniskt lagrad information i olika system och databaser. Handlingar är allmänna om de förvaras, inkommer eller upprättas hos en myndighet. Lejonparten av informationen som hanteras på högskolan är allmänna handlingar men det finns undantag. Utkast till handlingar eller annat arbetsmaterial som egna minnesanteckningar och checklistor, blir endast allmänna handlingar om de tillför ett ärende sakuppgift och tas om hand för arkivering. Rent privata handlingar är inte allmänna handlingar.

Enligt arkivlagen ska allmänna handlingar bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.

Ett vanligt sätt att hålla ordning på allmänna handlingar är genom diarieföring, vilket regleras i offentlighets och sekretesslagen. Handlingar som inte diarieförs finns vanligen strukturerade i olika verksamhetssystem eller sorteras i pappersserier.

Utgångspunkten är att allmänna handlingar ska bevaras för alltid och de får endast gallras (raderas) med stöd av lag eller författning. Riksarkivet utfärdar gallringsföreskrifter gällande allmänna handlingar på statliga myndigheter såsom högskolan.

I maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Dataskyddsförordningen reglerar behandlingen av personuppgifter. Den innebär ingen förändring i högskolans skyldighet att bevara handlingar i enlighet med arkivlagen. Det är däremot viktigt att gallring, när den är tillåten, genomförs omgående särskilt i de fall handlingen innehåller personuppgifter. Dessutom är det dataskyddsförordningen som reglerar radering av icke-allmänna handlingar såsom arbetsmaterial/utkast i de fall dessa handlingar innehåller personuppgifter. Om medarbetare bryter mot dataskyddsförordningen kan det leda till kraftiga sanktionsavgifter mot högskolan.