Personnummer och samordningsnummer får bara behandlas om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering, det vill säga att det är viktigt att den registrerade inte förväxlas med någon annan, eller något annat beaktansvärt skäl. Personnummer får också behandlas om den enskilde samtycker till det.

Kravet på att det ska vara klart motiverat är ett högt ställt krav, och innebär i första hand att någon annan identifierare ska användas. Till exempel kan e-postadress, signatur, namn, eller födelsedatum ofta användas istället för personnummer.