1. Inventera och hantera Box-ytor

Gå in i Box-klienten via hb.box.com i en webbläsare (Obs! inte via Utforskaren) och identifiera vilka Box-ytor du har tillgång till.  

Bedöm om du har fortsatt behov av informationen på de Box-ytor som du har tillgång till: 

Om du inte har behov av informationen och inte heller är ägare till Box-ytan, så kan du strunta i den. Ägaren tar ansvar. 

Om du har fortsatt behov av informationen:  

Är du ägare till ytan? Följ nedan instruktioner under Hantera Box-ytor som du är ägare till.  

Är du inte ägare till ytan? Kontakta ägaren och fråga om den tänker flytta informationen och dela den med dig – annars behöver du själva ta en kopia och lagra den enlig högskolans lagringsregler.

Högskolans lagringsregler

Obs! Om du har länkat till informationen i Box från exempelvis webben eller Canvas så kommer dessa länkar inte att fungera.

2. Hantera Box-ytor du är ägare till

Om du är ägare behöver du först identifiera vilka personer som du har delat Box-ytan med. Tänk på att det även har gått att dela separata filer eller mappar.

Kontakta berörda personer för att se om de behöver ha fortsatt tillgång till informationen.  

Därefter behöver du gå igenom informationen på Box-ytorna för att avgöra hur den ska hanteras. Eventuellt behöver detta göras i samråd med de personer som har behov av informationen. Du ska sortera materialet i tre kategorier, det som ska:

• arkiveras,
• gallras/raderas
• flyttas till annan lagring/delning (mer information om hur du flyttar kommer efter sommaren)

Arkivering

Om det förekommer information i Box som borde arkiveras så måste denna föras över till högskolans centrala arkiv. Högskolans informationshanteringsplan reglerar hur länge olika typer av information ska sparas.

Högskolans informationshanteringsplan

Exempel på information som ska arkiveras: 

Information som hör till ett befintligt ärende och som kan resultera i ett myndighetsbeslut, till exempel rörande en student eller anställd. 

Kursmaterial från utbildning, forskarutbildning och uppdragsutbildningar som inte har hanterats i Canvas, exempelvis undervisningsmaterial, tentamensfrågor och examinationsuppgifter, egenproducerade kompendier samt kursrapport. 

Projektdokumentation som rör högskolans olika utvecklingsprojekt. Här ingår handlingar som projektdirektiv, projektplan inklusive budget och kalkyl, kommunikationsplan, styrgruppsprotokoll samt slutrapport. 

Mötesanteckningar från rådgivande organ så som till exempel programråd. 

Särskilt om forskning 

Även information som skapas eller inhämtas inom högskolans forskning behöver arkiveras. Du kan läsa mer i högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar. Exempel på information som ska arkiveras är:

• Forskningsdata
• Tillståndsansökningar
• Rapporter 

Högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar

Om du har frågor kontakta högskolans arkiv & registratur på registrator@hb.se.

Gallring/radering 

Innan du börjar flytta över material till en ny lagringsyta så behöver du rensa bort gallringsbar information. En anledning till detta är att man ur ett integritetsperspektiv inte ska lagra personuppgifter längre än vad som är nödvändigt och tillåtet.  

Ett annat skäl är att minska den digitala lagringens miljöpåverkan genom att rensa bort onödiga filer. 

Vilken information som får gallras/raderas regleras i högskolans informationshanteringsplan och exempel på sådant som kan gallras/raderas är:

• Arbetsmaterial: utkast, kladdar och annat underlag som ännu inte är färdigställt
• Kopior och dubbletter  

Högskolans informationshanteringsplan