Lagringsregler
Bakgrund
Högskolans information är en viktig resurs och en väl fungerande informationshantering är en
förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Olika lagar och föreskrifter ställer särskilda
krav på högskolans informationshantering. Informationen kan till exempel omfattas av
sekretess, vara särskilt integritetskänslig eller vara av sådant slag att den ska bevaras för
framtiden.
Dessa regler för lagring av högskolans information syftar till att ge anställda förutsättningar att välja lämpliga lagringsplatser och delningsytor för den typ av digital information som ska
behandlas. Alla system/tjänster har inte samma säkerhet. Därför är det viktigt att använda de
tjänster som högskolan har avtal med och att rätt tjänst med rätt skyddsåtgärder används för den typ av information som ska behandlas. Information ska i första hand hanteras i de
verksamhetssystem som finns för respektive område.
Det är inte tillåtet att använda andra lagringsytor (inklusive samarbetsverktyg) i högskolans verksamhet utan att såväl licens-, säkerhets- och andra relevanta faktorer säkerställts.
Varje användare har ett eget ansvar att göra bedömningen att den information som behandlas inte bryter mot gällande regler.
Regelverk
Krav på högskolans informationshantering finns bland annat i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter och dataskyddsförordningen.
Privata konton och tjänstekonton
- Privata konton i lagringstjänster får inte användas vid tjänsteutövning.
- Tjänstekonton i lagringstjänster får inte användas för privata ändamål.
Anledningen till att inte använda privata konton till tjänsteutövning eller tjänstekonton till privata ändamål är att högskolan som myndighet måste kunna följa upp, spåra och vid behov lämna ut eller radera information. Detta innebär att all information som har betydelse för de uppgifter man utför för högskolans räkning inte får behandlas på privata konton. Högskolan kan inte heller garantera säkerhetsnivåerna i andra system än de som godkänts av myndigheten.
Arkivering och gallring/radering
Högskolans informationshanteringsplan reglerar hur länge information ska bevaras och hur arkivering ska gå till. Som anställd ansvarar du för att:
- gallra/radera information enligt gallringsfrist i informationshanteringsplanen
- arkivera information som ska bevaras enligt instruktioner i informationshanteringsplanen
Lagringstabell
Lagringstabellen beskriver var olika typer av information får lagras och delas.
Rekommendation
För att hantera information som innehåller känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter eller sekretess så ska högskolans filservrar användas då lagring sker lokalt. Tänk dock på att kryptering av information kan krävas om rättigheterna på mapparna inte motsvarar de som har rätt att ta del av informationen.