Stöd för framtagande av kommunikationsplan
Bakgrund
En plan börjar med nulägesanalys. Med en kort bakgrundsbeskrivning säkerställer du att du och kollegorna har samsyn om förutsättningarna.
Frågor:
- Varför behövs kommunikationsinsatser?
- Vilka behov behöver tillgodoses?
- Vilka problem vill du lösa?
- På vilket sätt kan just kommunikation hjälpa – kanske behövs (också) andra insatser?
Syfte och mål
Att ha ett tydligt syfte är nödvändigt för att lyckas med kommunikationen. Målen är av betydelse för att du ska kunna mäta och utvärdera. Det kan vara så att du upplever att du har för många mål. Då behöver du prioritera. Ett tips är att tänka att ett mål ska vara SMART – specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt, tidsbundet.
Frågor:
- Varför behöver du kommunicera?
- Vad vill du uppnå med kommunikationen? Det kan till exempel handla om att förändra
beteenden, öka kännedomen eller nå en bättre förståelse.
Målgrupp
När du kommunicerar så behöver du fokusera på en utvald målgrupp för att kunna anpassa kommunikationen. Du kan ha olika målgrupper i samma kommunikationsplan. Du definierar själv
målgrupper genom att svara på frågorna.
Frågor:
- Vilka vänder du dig till?
- Vad har de för behov, kunskaper och önskemål?
- Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, göra och känna?
Budskap
Att berätta allt för alla är inte en god idé då du riskerar att budskapet blir vagt. Budskapet ska vara specifikt för respektive målgrupp för att nå fram och få effekt.
Frågor:
- Vilken effekt vill du uppnå med dina budskap? Börja med att tänka på ett övergripande budskap. Sedan kan du formulera budskap per målgrupp.
- Vad vill du förmedla? Budskapet behöver anpassas efter varje målgrupp, så att den som nås av budskapet förstår innebörden.
- Hur ska du nå ut med budskapet? Finns det någon som kan fungera som en ambassadör och hjälpa till?
Kanaler
Du behöver också välja kanaler med omsorg och identifiera var de målgrupper du vill nå brukar söka information. Det är oftast olika plattformar och kanaler som ger resultat.
Välj kanal utifrån vad du vill uppnå med kommunikationen. Skriftlig information fungerar i många fall bra om målgruppen ska få kännedom om något.
Om det är svårare information kan ett möte vara den kanal som ska användas.
Chefen är den viktigaste kanalen för medarbetarna.
Budget
Innan du påbörjar projektet så bör du ta fram en plan över hur budget och resurser ska fördelas.
Utvärdering
Ett projekt behöver också utvärderas. Genom att utvärdera tar du reda på vilka resultat som uppnåtts, vad som gått bra och varför det gått bra, samt varför en viss verksamhet inte fungerat som tänkt. Avsätt tid för utvärderingen.
Aktivitetsplan
När kommunikationsplanen är klar är det dags att ta fram en aktivitetsplan. Det finns en framtagen Excel-mall för aktivitetsplanen. För enklare aktivitetsplaner räcker det ofta med att göra en enklare tabell i samma dokument som själva kommunikationsplanen.
Excel-mallen är uppbyggd av ett antal kolumner med följande rubriker:
- Aktivitet
- Tidpunkt
- Målgrupp
- Kanal
- Ansvarig
- Budskap
- Kommentar
- Status/att göra för ansvarig
- Klart
Tänk på att mallen endast är något att utgå ifrån, den behöver anpassas till just din kommunikationsplan.