Du som är kommunikatör är ansvarig för att se ge ett professionellt stöd till verksamheten när det gäller kommunikation i högskolans externa kanaler utifrån högskolans mål och strategier. Verksamheten ansvarar för att du får rätt underlag för att utföra ovan.

1. Börja med att analysera syftet

Börja alltid med att analysera tipset/idén. Vad är syftet, matchar det högskolans mål/prioriteringar? Hur uppnår du syftet med kommunikation – är nyhet rätt format?

Prioriteringarna för nyhetsarbetet hittar du i Handlingsplan för nyheter (dnr 131-26).

Vi har enligt lag skyldighet att berätta om högskolans utbildning, forskning och samverkan. Vi ska göra detta på bästa sätt utifrån vår expertis om kanaler, format och målgrupper. Vi strävar också efter att medarbetare i organisationen ska känna att de uppmuntras att kommunicera om sin verksamhet och får bästa stöd att göra det.

Här finns ett arbetsblad du kan använda som stöd: Arbetsblad för planering av nyheter

2. Vem är målgrupp för att uppnå syftet?

Fundera på vem som är målgrupp för din nyhet. Vi har olika kanaler för att nå olika målgrupper (här finns exempel på målgrupper och kanaler). Våra olika format passar olika bra i de olika kanalerna. T.ex. Gör inte en film om du ska kommunicera nyheten via en hissaffisch.

Ibland har du flera målgrupper till ditt innehåll. Anpassa då din nyhet efter målgruppen, formatet och kanalen utifrån vem du talar till.

Ofta ”bor” nyheten i ett nyhetsflöde och vi länkar vidare dit från exempelvis sociala medier enligt ovan. Det är extra viktigt att vi har en källa på webbsidan när vi presenterar fakta, då vill vi visa var informationen kommer ifrån. Men det är inget måste att göra en klassisk nyhet med text och bild på webben utan det går att länka till ”vanliga” webbsidor exempelvis projektsida för forskningsprojekt.

När du bedömer att en nyhet ska göras tänk på att vi har olika nyhetsflöden på högskolans webb. Välj det flöde som passar målgruppen (extern, student, anställd). Du kan också tagga nyheten med respektive forskningsområde, centrumbildning etc.

3. Spread or it’s dead

Om vi inte sprider våra nyheter i ovan lämpliga kanaler når vi inte ut med budskapet. Och uppnår således inte syftet (1).

Planera därför din insats utifrån kanalen. Till exempel: Ska du lägga din nyhet på Facebook, passa på att ta en bild som passar där, ställ frågan till intervjupersonen som engagerar våra Facebookföljare etc. Inlägget i spridningskanalen är minst lika viktigt som utförandet av nyheten.

Håll koll på vad som är bestämt kring tonalitet i våra olika kanaler information finns i Handbok för sociala medier.

Tala till den målgrupp som finns i kanalen utifrån det hen vill veta.

Använd hashtags i sociala medier: #skapadinframtidiborås (rekryterande), #forskningsomgörskillnad (forskning), #viärhb (om medarbetare, alumner och studenter) forskningsområdet, taggar som trendar inom området, kolla med den du intervjuar om taggar.

Använd dessutom @ för att pinga in samarbetsparter.

4. Stoppa tummen

Våra nyheter sprids som sagt oftast i sociala medier där vi slåss med många om utrymmet. Därför måste vi hitta en krok/vinkel som gör att mottagaren stannar upp. Kolla även här tips i Sociala medier-handboken.

Är det en strategiskt mycket viktig nyhet du ska sprida, äska om några hundralappar för sponsring, det är effektivt.

Improvisation utifrån aktuella teman i omvärlden är också bra – kan vi spinna på årets julklapp, klimatmöten t.ex.? Våga prova olika grepp!

Vi konkurrerar inte med oss själva. Därför är det viktigt att synka med kollegorna kring spridningen. För många inlägg kan göra att vi missgynnas i sociala flöden. Eller inlägg som ger lite engagemang etc.

5. Att göra en nyhet

• Använd medielogiken (Vad är nytt, berör många, sensationellt, statistik, negativt, geografiskt nära, personligt)
• Förklara så att alla förstår (Enkelt språk, men våga berätta om komplicerade saker. Det ena utesluter inte det andra)
•  Börjar med det viktigaste (Vad handlar det här om – för en större målgrupp? Varför är det viktigt för samhället? Du kan bli mer detaljerad och smal längre ner i texten.)
• Redovisa källor (länka till vetenskaplig artikel etc.)
• Förse läsaren med ”läs mer” utifrån det ursprungliga syftet med nyheten. T.ex. Är syftet att stärka högskolan som arbetsgivare – länka till ”jobba hos oss-sidorna”, är det för att få någon att söka en viss utbildning – länka till den sidan.
• Ställ frågan vid intervjun ”hur relaterar det här till högskolans arbete med Hållbar utveckling?”
• Var saklig och komplett – fråga ifall det finns någon forskning som motsäger det hen kommit fram till etc.
• Låt intervjupersonen läsa och be sedan en kollega korrekturläsa nyheten innan publicering.

Obs! Vi överdriver aldrig. Vi är sakliga, nyanserade och ärliga. Säkerställ att texten inte kan missförstås. Även om vi vill nå många läsare jagar vi inte klick på ett oärligt sätt. Är det labbförsök det handlar om ska det stå tidigt och tydlig i artikeln.

• Fundera på om du har en engelskspråkig målgrupp (läs mer nedan (skicka din nyhet på översättning)
• Kolla rutinen ”praktiskt i Epi att tänka på…” innan du publicerar.
• Lägg in din nyhet i Trello-planeringen, ju tidigare desto bättre. Var tydlig där med vad du har planerat (vilka kanaler, hur långt du kommit etc.). Det ska gå att ta över från dig om du är sjuk. Instruktioner finns i Trello.

Tips evenemang/händelser!

Vid evenemang gör vi i normalfall antingen en nyhet inför eller en nyhet efter, inte både och. Anledningen är resurser (tid) samt balans i nyhetsflödet. Fundera över syftet. Ska du locka dit besökare eller media? Då är det viktigt att göra ”något” i god tid inför. Är det själva innehållet som är viktigast att kommunicera – då är bevakning eller efter-nyhet mer lämpligt. Försök välja då det är svårt att prioritera flera nyheter på samma event. Se över kanallistan – kan du twittra under konferensen – eller kanske be en deltagare att twittra?

Exempel på vad som inte är en nyhet för hb.se

• Att någon varit eller ska vara med i media är inte en nyhet. Vi skriver inte nyheter om nyheter. Vi kan dock dela/länka till inslaget på sociala medier. Oftast har dock media större spridning på sina nyheter än vad vi själva har. Obs! Vi kan skriva något eget om det som mediainslaget handlade om ifall det finns ett syfte.
• Att någon kommer på besök (med undantag för väldigt prominenta gäster). Men vad besöket innebär/mynnar ut i kan vara det.
• Summan någon får i ett nytt projekt är inte en nyhet. Men vad forskningen handlar om är ofta det. Det är i princip alltid intressant att skriva om nya forskningsprojekt och vad de hoppas komma fram till. Ta reda på det om det finns krav från finansiär att t.ex. kommunicera om projektet på webbplatsen eller via pressmeddelande. Det är fortfarande forskningen som ska stå i fokus, inte hur mycket pengar projektet har fått men att nämna finansiären och hur lång tid projektet ska pågå är toppen. Det platsar fint i en faktaruta. (stäm av rutin strategi för forskningsnyheter, stäm av för kännedom med forskningskommunikatör/akademikommunikatör så att vi inte dubbelarbetar).

6. När kontaktar vi media?

Kolla i målgruppslistan – media är en kanal till många av våra målgrupper. Vi skickar Pressmeddelande via Meltwater (kontakta presskommunikatör). För engelska medier Alpha galileo.

Vinkeln är viktig för att media ska se nyhetsvärdet – presskommunikatör kan hjälpa dig att hitta vinkeln (kolla medielogik och tumstoppare), att skriva och att publicera pressmeddelandet. Du är dock ansvarig för att motivera varför vi ska göra ett pressmeddelande, förmedla syftet och se till att presskommunikatör blir briefad.

Fundera på om intervjupersonen i pressmeddelandet behöver mediaträning eller hjälp med att formulera sitt budskap (se rutin för mediaträning). Ta i så fall kontakt med pressansvarig kommunikatör.

7. Skrivregler

Här finns språkregler

Vi har också två handböcker: ”Så här skriver vi på Högskolan i Borås” samt ”Så här skriver vi jämställt på Högskolan i Borås” (pdf)

Vi följer språkrådets rekommendationer t.ex. så särskriver vi i dag samt framför allt.

Dubbelkolla stavning på våra egna enheter, centrum, utbildningar etc.

Dubbelkolla alltid stavning på namn.

Några vanligt förekommande fallgropar:

Textilhögskolan i Borås/Bibliotekshögskolan i Borås. Vi skriver antingen enbart Textilhögskolan eller Textilhögskolan vid Högskolan i Borås.

Polisaspiranter. Det heter polisstudenter. Eller student på polisutbildningen.

Polishögskolan. Polisprogrammet vid Högskolan i Borås.

DOTANK Center. DO-tank Center.

8. Riktlinjer för bilder i nyheter

Du publicerar alltid en bild tillsammans med din nyhet. Principen är att bilden ska hjälpa din nyhet att väcka intresse men samtidigt skildra innehållet på ett rättvist sätt.

Så långt det går ha alltid både bild för listning och bildblock inne i nyheten.

Tänk jämställt och lika villkor när du fotar. Vi porträtterar kvinnor och män lika.

Fota i miljö – det är alltid spännande att se framför allt hur forskning verkligen går till.

Fotomontage med stående porträttbild och liggande miljöbild görs enligt mall.

Har du fotat och ser ett mervärde med bilden se till att den hamnar i bildbanken. Glöm inte att också att lämna information om bilderna enligt den checklista som finns. 

Välj genuina bilder om det går – alltså bilder från campus, den faktiska forskningsmiljön etc. Porträttbild och bilder från högskolan finns i högskolans egen mediabank. Det är inte alltid nödvändigt att ha bild på person – tänk igenom om det tillför berättelsen något.

I andra fall kan du välja en bild från bildbanken Adobe Stock. Gå inte för långt i associationerna, eller för explicit (typ en bild på en nyckel när rubriken är Forskare har hittat nyckeln till långt liv) eller för stereotypt (en tecknad bild på en tant), det blir ofta fånigt. Är det svårt att komma på vad du kan ha för bild, ta hellre en genrebild på högskolans byggnad.

Länk till mediabank

9. Information enligt GDPR

Se Kommunikations riktlinjer för bildhantering

Obs! Fundera alltid en extra gång innan du fotograferar studenter.

Samtala med GDPR-handläggaren om du har frågor.

10. Uppföljning

Redan när du planerar din nyhet ska du fundera på hur du kan ta reda på ifall du uppnådde det tänkta syftet med din nyhet.

Avsätt tid för uppföljning.

Du kan kolla nyhetsstatistik i Siteimprove och genomslag i media och sociala medier via Meltwater. Båda de programmen har rutiner för hur man går tillväga. Annars kollar du med pressansvarig kommunikatör om du kan få hjälp.

Uppföljningen redovisas med fördel på nyhetsmötet så att dina kollegor i teamet kan lära av dina framgångar (alt. fallgropar).