Handlingsplan för HRS4R och översättning

Det handlar om följande punkter:
• säkerställa att behovet av en engelsk översättning övervägs ut i verksamheten i och med att texter/styrdokument tas fram eller uppdateras, i enlighet med våra Riktlinjer för engelska översättningar
• proaktivt handhavande från Kommunikation för att identifiera översättningsbehov

Målet med översättningsarbetet på högskolan generellt är att främja en inkluderande och internationell miljö och kommunikation vid Högskolan i Borås. Kommunikation som ansvarar för översättning jobbar för det ska finnas på högskolan gemensamma processer som kan säkerställa översättningars kvalitet, tillgänglighet och enhetlighet med Kommunikations riktlinjer för det engelska språket.

Från vår Action Plan till HRS4R:

 

An action plan for systematic translation of relevant documents to English has been developed (Q3/2021)	Färdig
All relevant documents are translated to English (Q4/2022)	In progress, men eftersom nya dokument blir till eller uppdateras konstant så kan man aldrig säga att ”alla” relevanta dokument har blivit översatta.

 

Ansvarsområden i översättningsfrågor enligt riktlinjerna

I våra Riktlinjerna för engelska översättning Dnr. 757-16 finns beskrivet olika ansvarsområden i översättningsfrågor.

Kommunikations ansvarsområden

• Kommunikation ansvarar för att översätta texter som avdelningen själv anser behöver finnas på engelska samt texter med samma behov identifierade av övriga verksamheten vid Högskolan i Borås.

Ansvarig chef för verksamhetsfrågan  

• Ansvarig chef för verksamhetsfrågan ansvarar i övrigt för att bestämma om en engelsk översättning behövs tas fram eller uppdateras utifrån målgruppens behov.

Handläggare/sidansvarig

• Handläggaren för översättningsärendet ansvarar för att ha kontakt med Kommunikation för att få stöd med översättning.
• Handläggaren ansvarar också för att preliminära översättningar skickas tillbaka till Kommunikation efter eventuell sakkunniggranskning eller synpunkter från verksamheten. Då kan Kommunikation säkerställa att eventuella ändringar sker enligt Kommunikations riktlinjer för det engelska språket.
• Den ansvariga handläggaren ansvarar sedan för att se till att den fastställda översättningen blir tillgänglig och att diarieförda dokument som översatts skickas till registratorn.

Efterlevnad av riktlinjerna

För att våra riktlinjer för engelska översättning ska bättre följs behövs en kommunikationsinsats ut mot verksamheten så att personalen kommer ihåg de relevanta ansvarområden och förstå vikten av översättning och uppdateringen av översättningar och hur de kan få stöd i detta. Det kan också behövas processändringar så att ansvariga systematiskt överväger behovet av en översättning eller uppdatering av en översättning.

Utmaningar

Styrdokument

• Riktlinjerna för engelska översättning efterlevs inte fullt ut då ansvariga chefer för verksamhetsfrågan inte alltid tänker på att en engelsk översättning behöver tas fram eller uppdateras utifrån målgruppens behov.
• Handläggare har ibland svårigheter med att leverera till Kommunikation dokument som kan (rent tekniskt) översättas (t ex de har bara inskannade PDF-filer). Det var fallet med de flesta av de styrdokumenten som identifierades som i behov av översättning i HRS4R-arbetet.
• Handläggare har ibland svårigheter med att leverera till Kommunikation dokument som kan publiceras på webben (tillgängliga dokument) eller med att göra dessa dokument tillgängliga sedan efter översättning.
• Ibland är processen med sakkunniggranskning av översatta texter problematisk för handläggarna att få till.
• Ibland har styrdokumentet ingen nuvarande handläggare.
• Ibland har styrdokument identifieras i behov av översättning men uppdateringar förväntas först. Enligt riktlinjerna behöver den svenska texten vara klar innan en översättning påbörjas.
• Styrdokument publiceras lite överallt på webben och kan vara svåra att hitta även när de finns översatta.

Webbsidor/andra texter t ex skyltar

• Riktlinjerna för engelska översättning efterlevs inte fullt ut då ansvariga chefer för verksamhetsfrågan inte alltid tänker på att en engelsk översättning behöver tas fram eller uppdateras utifrån målgruppens behov.
• Det kan också finnas behov av målgruppsanpassad information som kan innebära komplikationer.
• Det kan vara ett tekniskt problem om undersidor på webben inte är översatta, t ex man kan behöva översätta flera andra sidor för att den aktuella sidan ska kunna hittas eller så behöver man lösa detta på annat sätt.
• Ibland är inte ansvariga intresserade/bekväma med av att ha/handlägga en engelsk översättning trots att det finns ett behov hos målgruppen.

Handlingsplanens delar

Ny kartläggning av översättningsbehov

Start: Smygstart vår 21, offentlig satsning höst 21 (ca september)

Klart: Inskickat klar höst, översättningar pågår vinter-vår 21-22 utifrån prioriteringar

Uppföljning: Sen vår 22

För att a) bättre informera verksamheten om vikten av och möjligheter kring översättning enligt våra riktlinjer samt b) samtidigt systematiskt och proaktivt identifiera texter som behöver översättas/uppdateras på engelska kommer Kommunikation i höst att göra en ny kartläggning (senast gjort i 2017, och som vi kommer nu att göra varje fyra år framöver) av behovet av engelska översättningar inom verksamheten. Vi kommer att be verksamheten om att skicka in/tipsa om dokument/webbsidor/annat (t ex laboratorieskyltar) som saknar översättningar eller uppdateringar på engelska. Kravet är att det finns ett möjligt behov av information på engelska så att alla studenter och anställda (och presumtiva sådana) kan ha tillgång till den informationen de behöver på lika villkor, t ex säkerhet och arbetsmiljö, doktorandinformation, HR, utbildning samt allmän information om högskolan och akademier/enheter. 

Kommunikation har smygstartat detta arbete vår 21 med en ny kartläggning/efterlysning av saknade översättningar med att be högskolans jurist för hjälp om identifieringen av styrdokument som är aktuellt för översättning och därför har flera styrdokument översättas under våren (ROB, och dess uppdatering kommer snart, SOB, Handläggningsordning för ärenden rörande misstänkt oredlighet i forskning samt annan avvikelse från god forskningssed än oredlighet vid Högskolan i Borås, Regler för ljudupptagning, fotografering, filmning m.m. i samband med undervisningssituationer vid Högskolan i Borås) och flera är på gång.

Arbetsgång

1. Gör en kommunikationsplan
2. Implementera kommunikationsplanen för att informera verksamheten
3. Hämta in förslag rent tekniskt via webbsida eller liknande
4. Sortera och prioritera bland förslagen
5. Identifiera förslagens handläggare eller motsvarighet
6. Säkerställa med handläggare att en översättning inte redan finns
7. Säkerställa med handläggare att en översättning får göras
8. Säkerställa med handläggare att texter som saknar översättningar inte ska uppdateras inom kort (i så fall, vänta in uppdateringen)
9. Säkerställa med handläggare att texterna som behöver översättas är i en Word-fil format (och en tillgänglig sådan om det handlar om ett dokument som ska laddas upp på webben)
10. Översätta alla relevanta texter
11. Ordna genom handläggare en sakkunnig granskning vid behov, eller säkerställa handläggare granskar översättning själv
12. Slutkorr hos Kommunikation
13. Säkerställa med handläggare att publicering/utskrivning sker
14. Säkerställa med handläggare att ev diarieföring sker
15. Återkoppling med verksamheten om kartläggningen

Utmaningar

Flera av dessa punkter ansvarar Kommunikation för men inte alla. En utmaning i detta arbete är att det kommer att finnas en oklarhet vad som gäller ansvarsområden om det nu är Kommunikation som efterlyser dokument att översätta istället för att ansvarig chef/handläggare tar kontakt med Kommunikation som gör att det kanske inte blir så smidigt hela tiden att få till ett dokument på rätt format som kan översättas och sen att se till att översättningen blir tillgänglig/publicerad/diarieförd. Dessa omständigheter kan innebära mycket administration utöver själva kartläggningen och översättningen.

Systematisk översyn av webben

Start: Vår 21

Klart: Aldrig klart pga att webben ständigt uppdateras, men minst 25 toppsidor klara höst 21, 50 toppsidor vinter 21-22, 75 toppsidor vår-höst 22

Uppföljning: Höst 22

Kommunikation har börjat använda Siteimprove för att identifiera de mest frekvent besökta webbsidor på hb.se och jobbar med att se till att, vid behov utifrån målgruppens behov, engelska översättningar finns, är av bra kvalité och är uppdaterade.

Arbetsgång

1. Använd Siteimprove för att identifiera de mest frekvent besökta sidorna på hb.se relevanta för engelsktalande besökare (presumtiva studenter och anställda, studenter och anställda)
2. Gör en översyn av informationen på engelska på externa webben och Anställdwebben utifrån olika perspektiv relevant för forskare: rekrytering, nyanställd (med fokus på information speciellt för nyanställda på en högskola/svensk myndighet), och forskningsstöd
3. Gör interjuver med 2-3 utländska forskare anställda på HB för att identifiera informationsluckor på engelska
4. Översätta relevanta texter (mest tidskrävande)
5. Sakkunnig granskning vid behov eller granskning av sidansvarig/handläggare
6. Slutkorr
7. Lösning av problem som kan gälla publicering på webben (t ex sidor ovanför i strukturen som inte är översatta—kan betyda att hela processen börjar om igen)
8. Publicering på webben

Utmaningar

Samarbete med sidansvariga krävs här som kan innebära administration utöver själva översättningen. Här kan också anpassning av sidorna för målgrupperna kräva arbete. Det kan också finnas webbtekniska problem vad som gäller placering av information som måste lösas.

 

Proaktivt handhavande kring kvalitetssäkring/översättning av texter på engelska

Start: Q4 21

Klart: Q3 22

Uppföljning: Q4 22

Många översättningar/engelska texter produceras inte av Kommunikation, t ex skyltar/webbsidor/kalendarieposter/officiella brev. Ibland blir det inte alltid korrekt, tydliga eller konsekventa, som kan innebär problem för högskolans ansikte utåt samt målgruppens informationsförsörjning.

Här har Kommunikation börjat identifiera speciellt utsatta texter (t ex kalendarieposter) och förse handläggarna med mallar på engelska. 

Kommunikation har också undersökt tekniska möjligheter för att, i webbverktyget, stötta personalen att ta kontakt med Kommunikation för att få hjälp med översättningar, t ex genom en automatisk påminnelse om att skapa en engelsk version av en ny sida. Det är inte aktuellt med att utveckla en sådan funktion nu men kan vara en möjlighet i framtiden.

Kommunikation kommer också att diskutera på sätt att påminna om vikten av bra översättningar samt stödet som finns till detta med jämna mellanrum, t ex via kvalitetssystem eller via Chefsinfo.

Här skulle en allmän översyn at våra utbildningsplaners och kursplaners översättningar (samt utbildningsnamn/kursnamn på engelska) också kunna platsas då de är väldigt inkonsekvent skrivna. Eftersom dessa är beslutade dokument är det dock inte enkelt att göra ändringar i dem.

Förslag från Kommunikation

Systematisk översyn av styrdokument

Kommunikation hade velat planera att göra en systematisk översyn av diarieförda dokument för att säkerställa att uppdaterade översättningar finns tillgängliga utifrån målgruppens behov.  Däremot efter diskussion med Registratorn finns det för nuvarande frågetecken om våra möjligheter att genomföra detta eftersom det blir det en alltför omfattande arbetsinsats/tidskrävande process som inte platser med befintlig arbetstid/bemanning av översättning. Sedan om det är många dokument som kommer fram i en sådana översyn är det oklart om Kommunikation hinner översätta alla under 2021-2022. En annan del som behöver lösas är övervägning av att ha en samlingssida för översatta styrdokument, det kan underlätta för engelsktalande studenter och anställda, eller att kunna söka i Finn på engelska. För att genomföra den här åtgärden skulle administrativt stöd behövas som inte Kommunikation har utrymme för, kanske en praktikant eller administratör.

Arbetsgång

1. Be registratorn om en uppdaterad lista med ärenden på styrdokument som finns diarieförda
2. Söka fram varje ärende i Finn
3. Säkerställa att dokumenten är aktiva och inte har ersätts
4. Se om det finns någon översättning
5. Om översättning finns, säkerställa att den är komplett, uppdaterad och korrekt
6. Säkerställa att dokumenten som saknar översättningar inte ska uppdateras inom kort (i så fall, vänta in uppdateringen)
7. Säkerställa att en översättning önskas av ansvarig chef
8. Säkerställa att dokumenten som behöver översättas är i en tillgänglig Word-fil format
9. Översätta aktiva, tillgängliga dokument som saknar översättningar (mest tidskrävande)
10. Ordna med sakkunnig granskning vid behov eller granskning av handläggare
11. Slutkorr
12. publicering/utskrivning
13. Diarieföring

Ändringar i beslutsprocess gällande styrdokument

Enligt våra Riktlinjer för engelska översättning, ”Ansvarig chef för verksamhetsfrågan ansvarar i övrigt för att bestämma om en engelsk översättning behövs tas fram eller uppdateras utifrån målgruppens behov.” Kommunikations möjlighet att ha inflytande på chefers beslutsfattande är begränsad.

Ett förslag för att säkerställa att behovet av en engelsk översättning övervägs av ansvarig chef är att ändra till en del i handläggningsprocessen för styrdokument på ett sätt som innebär att ansvarig chef måste ha tagit ställning till om en översättning behöver tas fram och i så fall kontaktat Kommunikation för att påbörjat ett översättningsärende. Eftersom det inte är något som Kommunikation styr över så finns det här bara som ett förslag till Staben.

Eva Medin

Språkspecialist, Kommunikation

29 juni 2021

* I vissa fall kan man, istället för att översätta ett helt dokument, se till att titeln översätts och information finns om en sammanfattning av innehållet (eller de delarna som är relevanta för målgruppen) samt kontaktinformation till en handläggare som kan svara på eventuella frågor. Det kan vara en lösning för vissa av styrdokumenten. En sammanfattning på engelska kan Kommunikation ordna i samråd med handläggaren.